Seit einigen Jahren beschäftigt uns der Begriff „Verfahrensdokumentation“ bereits im Kontext von Betriebsprüfungen. Doch was verbirgt sich hinter dem Begriff eigentlich? Wozu brauche ich das? Und was habe ich eigentlich davon? All diese Fragen klären wir in diesem Blogbeitrag!
Was ist eigentlich eine Verfahrensdokumentation?
Die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – kurz GoBD – enthalten Regelungen darüber, welche Vorgaben und Anforderungen an den Einsatz von IT im Kontext der Rechnungslegungsrelevanz zu stellen sind, um ordnungsgemäße IT-gestützte Prozesse zu gewährleisten. Genau diese IT-gestützten Prozesse soll eine Verfahrensdokumentation organisatorisch und technisch beschreiben.
Ein oft genanntes Beispiel ist hierbei der Prozess des ersetzenden Scannens, d.h. die Digitalisierung von Rechnungen und Belegen, sodass diese in Papierform nicht mehr archiviert werden müssen. Während dieses Prozesses kommen mehrere Datenverarbeitungssysteme – also Hard- und Software – zur Anwendung, z.B. DATEV Unternehmen online, Ihr Scanner, Ihr Smartphone oder auch Ihr Betriebssystem. Für jedes Datenverarbeitungssystem muss eine Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ereignisse des Datenverarbeitungsverfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind.
Wozu brauche ich eine Verfahrensdokumentation?
Das Hauptziel ist, die Erfüllung der in den GoBD aufgeführten Ordnungsmäßigkeitsgrundsätze nachzuweisen. Diese werden bei eine Betriebsprüfung betrachtet und beurteilt, wodurch eine Dokumentation der relevanten Prozesse unerlässlich ist.
Was habe ich von einer Verfahrensdokumentation?
Bei der Erarbeitung der Verfahrensdokumentation besprechen wir mit Ihnen den gesamten Prozess vom Anfang bis zum Ende – beim Prozess zum ersetzenden Scannen wäre das der Belegeingang in Papierform bis hin zum digitalen, revisionssicher gespeicherten Beleg. Dabei wird jeder Prozessschritt im Einzelnen besprochen und auf Herz und Nieren geprüft. Daraus ergeben sich meist einige Optimierungspotenziale, die den Prozess effizienter gestalten können. Außerdem erhalten Sie eine detaillierte Beschreibung Ihres Prozesses, die die Einarbeitung neuer Mitarbeiter optimal ergänzt und vereinfacht. Ihr Mitarbeiter sollte ohne Vorkenntnisse nur anhand der Dokumentation in der Lage sein, den Prozess selbstständig, vollumfänglich und korrekt auszuführen.
Wie sieht eine Verfahrensdokumentation aus?
Die äußere Form ist frei wählbar, d.h. auch eine handschriftliche oder mündliche Dokumentation ist zulässig, allerdings aufgrund der Aufbewahrungspflichten nicht zu empfehlen. Grundsätzlich besteht die Verfahrensdokumentation aus vier Bestandteilen: Allgemeine Beschreibung, Betriebsdokumentation, Anwenderdokumentation und technische Systemdokumentation. Alle Bestandteile werden gemeinsam mit uns beleuchtet und dokumentiert. Die fertige Verfahrensdokumentation kann anschließend z.B. in einem Flussdiagramm zusätzlich veranschaulicht werden:
Haben Sie die Dringlichkeit und Notwendigkeit erkannt?
Ja? Dann melden Sie sich direkt bei uns! Wir vereinbaren einen gemeinsamen Termin, besprechen die weiteren Schritte und erstellen gemeinsam Ihre erste Verfahrensdokumentation.